華科城智慧園區建設，助力園區實現智能化管理，提質增效

在信息化發展快速、園區競爭力不斷加大的時代，智慧園區作為提高園區管理水平、服務水平以及競爭力的重要手段，已成為園區建設中不可或缺的環節。但當前，不少園區信息化建設相對滯后，難以滿足園區智能化管理及服務的需求。園區該如何提高信息化建設水平，推動園區更好地發展？我們通過極致科技為品牌園區華科城——“韶關&華科城莞韶雙創（裝備）中心”項目建設的“智慧園區信息化運營平臺”實踐案例來尋找答案！

 

莞韶雙創（裝備）中心是東莞-韶關對口幫扶重點項目，該項目旨在打造涵蓋裝備制造、研發設計、設備檢測、技術創新、人才培訓為一體的雙創平臺，成為莞韶對口幫扶的新亮點和示范性項目。園區建有廠房、孵化車間，配套人才公寓等，將“產業功能”、“城市功能”和“安全用電功能”有機結合，構建了一個基礎設施完備、配套功能齊全、人居環境優美、產業布局合理、經濟發展強勁的現代化工業園。

 

 

為響應國家和韶關市政府關于高質量發展的號召，華科城園區根據莞韶雙創（裝備）中心的實際情況，希望借助極致科技在智慧園區建設方面的豐富經驗，通過打造智能化的園區運營平臺來建立一套標準化的管理體系，進而完善企業各項管理流程，達到升級管理品質，提高工作效率、為企業運轉提質增效的管理目標。

 

經過雙方高層多次的溝通與交流，極致科技于2021年8月正式實施該項目，通過前期的深入調研，了解到“韶關&華科城莞韶雙創（裝備）中心”原有信息化建設存在以下問題亟待解決：

 

協同辦公層面

 

• 無紙化辦公僅停留在口頭上，離真正落實還有較大差距，如何做到所有業務單元都可以線上審批，成為難題。

 

• 跨區域、跨部門的流程審批情況，管理人員不能隨時隨地地進行事項審批，員工也難以及時了解審批進度，一定程度上影響了協同辦公效率。

 

租賃管理層面

 

• 招商規劃的實施效果無法及時、準確反饋，很難及時了解招商經營規劃的完成情況，不利于招商管理人員做出精準決策。

 

• 商機管理以紙質文檔或者excel形式為主，不利于商機查閱，同時也難以形成有效的商機分析，大多情況下靠管理人員的經驗判斷，不利于商機的有效管理。

 

• 租賃價格未形成標準化定價體系，依靠業務員、銷售經理的經驗定價，不利于租賃業務利潤的管控，也難以保障企業利潤。

 

• 租賃合同采取紙質化管理模式，無法實現合同到期預警提醒，存在漏提醒租戶續租的可能，易造成續租減緩等情況。

 

收費管理層面
 

• 園區收費項目多，計算規則也不同，原有的收費系統難以滿足如此復雜的費用管理要求，需要通過手工方式進行調整，導致工作量增大、效率低、易出錯。

 

• 園區催繳費用方式單一，難以滿足客戶多樣化的費用查詢及繳費方式，不利于園區收繳率的提高。

 

• 如何進行統一的稅務規劃，從業務源頭上實現全面的“價稅分離”，并通過與稅控系統聯機對接的方式自動生成增值稅發票，支持電子發票的發送，成為亟待解決的問題。

 

客服管理層面
 

• 客戶報事報修、投訴咨詢以電話為主，由前臺客服人員記錄到紙質或excel上，再安排工程人員上門服務，處理進度慢，客戶滿意度不高。

 

• 在裝修管理上，沒有形成統一的裝修項目標準、裝修巡查標準，導致裝修監管難。

 

• 服務工單處理完成后，對工單質量的評價主要來源于客服人員回訪或工程人員自評，主觀性較強，不能真實反映客戶的滿意度情況，不利于服務質量的改進。

 

設備管理層面
 

• 沒有完整的設備臺賬（甚至可能還是紙質臺賬），對設備的安裝時間也是不甚了解，很難分析設備全生命周期各個階段的運行情況是否達標。

 

• 設備運行情況不能及時獲得，容易發生“錯、漏”的情況，存在事故隱患，往往都是事發后才知道問題，造成的損失難以彌補。

 

• 設備保養、設備維修、設備巡檢計劃是否按期完成，完成情況如何，難于及時、準確、全面地監管和分析，評估來源于“聽”。

 

• 如何建立設備設施管理標準，有效執行保養計劃、檢測、維修和巡檢，提升設備運行效率，延長設備生命周期，成為設備管理的核心難題。

 

決策支持層面

 

• 決策數據不能及時準確推送，不利于領導高效、精準地做出決策。

 

• 易出現業務管理指標數據取數口徑不一致的情況，造成決策失真。

 

數據上報層面
 

• 園區入駐企業多，在園區需要收集各大企業相關數據時，需逐一電話通知各大企業進行數據提交，不僅工作量大，且易出現數據提交不及時、企業漏提交等情況。

 

• 園區收回的企業數據主要以紙質蓋章版或掃描件為主，如要求對數據進行分析時，需要較大的人工成本先將紙質版本變成數據表格，才能進行分析，耗時久且效率低。

 

園區政策層面
 

• 園區企業政策補貼難以實現集中申報，易造成園區企業錯過政策補貼的風險，不利于園區企業盈利能力的提升，影響園區企業在園區穩定的發展。

 

極致科技針對莞韶雙創（裝備）中心的實際管理需求，為其定制開發了一套符合園區項目特色的智慧園區信息化運營平臺，實現園區從駐前、駐中到駐后的全流程標準化管理，同時針對園區內部管理，通過打造員工端移動辦公APP，幫助園區有效提升協同辦公效率，實現真正的無紙化辦公。

 

01 駐前

 

入駐前，招商規劃、房源推廣、預約看房到商機管理環環相扣，為園區經營管理夯實基礎。

 

招商規劃是對租賃業務發生的前期管理，針對園區招商規劃實施效果不能及時、準確反饋的情況，極致科技招商管理系統可自動根據執行情況分析招商規劃完成情況，幫助招商管理人員高效進行決策分析。

 

做好招商規劃之后，好的房源推廣，才能獲取更多商機，園區通過廣告投放或者市場推廣發布出租房源相關的公告信息，讓意向客戶看到心儀房源，可以通過電話、公眾號等方式進行預約看房。預約成功后，銷售經理可同步收到商機消息提醒，并根據商機特性快速分配給指定或多名合適的銷售人員，形成良性競爭，提升商機簽約轉換率。

 

 

02 駐中

 

客戶通過房源租控圖選定心儀房源后，業務員可依據系統設置好的標準價格來進行合理報價，客戶決定租賃后，在簽訂合同時，系統將以設置好的底價來確保租賃價格合理，保障園區租賃利潤。

 

簽訂租賃合同后，可實現租賃合同的在線管理、查詢打印，對于即將到期的合同自動提示預警信息，有效提醒相關人員跟進合同續約，并及時更新合同的變更、續簽以及終止等狀態及信息。通過對租賃合同的全生命周期管理，有效管控租賃業務，實現租賃業務的規范化管理。

 

 

03 駐后

 

收費管理

 

• 通過自定義收費基礎參數，自動生成費用。針對園區收費復雜難題，極致科技收費系統支持自定義收費項目、收費標準、收費時間、收費規則等，自動生成收費單據，減少人工干預帶來的失誤，同時也能降低園區人力成本，通過建立統一、標準的收費模式，滿足園區企業靈活多變的收費管理需求。

 

• 提供多樣化的繳費方式，提升園區收繳率。針對園區收繳率低的問題，極致物業收費管理系統支持移動支付、在線托收、銀聯POS等多種繳費方式，滿足園區企業多樣化的支付場景，有效提高園區收繳率。

 

 

• 統一稅務規劃，規范化稅務管理。通過配置客戶開票信息、定義稅率、稅費科目等來對園區進行統一的稅務規劃，讓所有業務單據能夠從源頭上實現“價稅分離”，同時通過與稅務系統（航天信息和百旺金賦）打通，實現增值稅發票的自動、批量生成及推送。

 

客戶服務

 

• 建立客戶服務中心，通過管家溝通功能，實現客戶與園區物業管理的實時在線溝通與問題反饋，及時幫助客戶排憂解難，提升服務的及時性，有效提升園區客戶滿意度。

 

• 建立完整的“裝修申請-裝修巡查-裝修驗收”的裝修管理閉環，讓園區可以通過極致辦公APP實現在線裝修巡查登記，對違規行為進行記錄和整改，有效規避裝修風險。

 

• 支持多種服務報修渠道，如客戶需要報事報修、投訴建議等情況下，可通過電話報修、現場報單、客戶端APP/微信公眾號報單等方式進行，滿足客戶的多種服務需求。

 

• 工單處理完成后，客戶可通過微信公眾號或極致辦公APP進行在線評價，客觀反映出滿意度情況，利于工單服務質量的后續改進。

 

 

設備管理

 

• 梳理設備臺賬關鍵要素，建立完善的設備臺賬，有助于對不同類型的設備、相同類型不同品牌的設備、相同品牌不同型號的設備進行綜合分析。

 

• 通過設備智能傳感接口，實時獲取設備運行參數，將設備實時運行數據與設備標準運行參數進行比對，對存在異常的設備發出預警提示，并推送服務工單給工程人員進行檢測、維修。

 

• 借助員工端移動應用實現保養、維修、巡檢登記，結合工作流催辦功能，確保各項設備管理運作得以有效、及時執行。

 

• 通過對設備全生命周期運行情況的精細化分析，了解設備的初始、運維、衰退期，制定有針對性的保養、維修、巡檢計劃，提升設備管理效率。

 

 

數據上報

 

• 通過建立園區公眾號平臺，將“數據提交”的通知推送給園區企業，實現在線實時監控各企業閱讀情況，避免園區企業未能及時接收消息的情況。

 

• 設置短信催辦功能，企業沒有及時填報數據時，通過短信催辦的方式，提醒企業及時提交，提升數據收集的及時性。

 

• 園區可設置數據填寫樣本，企業收到通知后，通過下載樣本，填寫后當成附件上傳，為園區管理企業對收集的數據進行分析做好準備。

 

 

決策支持

 

• 通過建立集團統一的數據庫，實現園區管理決策數據統計口徑一致性，有效解決因決策口徑不一致導致的數據決策不準的問題。

 

• 通過可視化大屏，可及時、準確地推送決策數據，園區管理人員可以更直觀、便捷地查看到相關聯的管理指標數據，便于高效精準的做出決策。

 

園區政策發布及資質申報
 

• 通過引入專業的政策申報、資質辦理等機構，實現園區企業政策補貼的集中申報，有效降低園區企業錯過辦理補貼政策的風險。

 

• 同時園區企業可通過園區管理平臺（公眾號）發布的資訊，及時了解補貼政策等信息，并可在線提交申辦需求，實時查看申辦進度，有效提升園區企業對園區的服務滿意度。

 

 

04 協同辦公

 

針對園區內部管理，通過員工端移動辦公APP,有效提升日常辦公的靈活性以及工作流程處理的高效性。

 

通過消息中心實現對單位通告、代辦事宜、日程信息、郵件信息、短信信息、預警信息等的一站式綜合管理，且待辦事宜可在移動端處理，大大提升了協同辦公的靈活性、便捷性、高效性。

 

通過工作臺，園區用戶可發起新的業務流程，也可以監控流程處理狀態并通過郵件、短信等方式對業務流程進行催辦，還可通過工作轉發功能將待辦事宜轉發給其他同事跟進處理，有效提高流程處理效率。

 

極致科技通過結合“韶關&華科城莞韶雙創（裝備）中心”的實際情況，為其定制開發建設的智慧園區信息化運營平臺，符合園區項目特色，滿足了項目的使用需求，實現了園區管理從駐前、駐中到駐后的全流程管理，有效提升了園區智能化管理水平，推進了園區業務標準化管理，提升了園區管理品質的同時，實現了降本增效的目標，成功達到了本次項目實施的預期！未來，極致科技將繼續加強技術迭代與產品創新能力，通過不斷優化產品性能，來滿足客戶不斷發展的應用需求，為客戶創造更高的價值。